Sygnalista - zgłoszenie naruszenia

Ważne definicje:

• Dyrektywa - Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305/17)


• Urząd Gminy – Urząd Gminy w Bytoniu z siedzibą w 88- 231 Bytoń 72,


• „naruszenia” oznaczają działania lub zaniechania, które:

1. są niezgodne z prawem i dotyczą aktów Unii i dziedzin objętych zakresem przedmiotowym, o którym mowa w art. 2 Dyrektywy; lub


2. są sprzeczne z przedmiotem lub celem przepisów zawartych w aktach Unii i dziedzinach objętych zakresem przedmiotowym, o którym mowa w art. 2 Dyrektywy;

• „informacje na temat naruszeń” oznaczają informacje, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałych lub potencjalnych naruszeń, do których doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą osoba dokonująca zgłoszenia utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy, lub dotyczące prób ukrycia takich naruszeń;


• „zgłoszenie” lub „zgłaszać” oznacza ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń;


• „zgłoszenie wewnętrzne” oznacza ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń w obrębie podmiotu prywatnego w sektorze prywatnym lub publicznym;


• „zgłoszenie zewnętrzne” oznacza ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń właściwym organom;


• „ujawnienie publiczne” lub „ujawniać publicznie” oznacza podanie do wiadomości publicznej informacji na temat naruszeń;


• „osoba dokonująca zgłoszenia” – „Sygnalista” oznacza osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą;


• „osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia” oznacza osobę fizyczną, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;


• „kontekst związany z pracą” oznacza obecne lub przyszłe działania związane z pracą w sektorze publicznym lub prywatnym, w ramach których – niezależnie od charakteru tych działań – osoby uzyskują informacje na temat naruszeń i mogłyby doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji;


• „osoba, której dotyczy zgłoszenie” oznacza osobę fizyczną lub prawną, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub z którą osoba ta jest powiązana;


• „działania odwetowe” oznaczają bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie mające miejsce w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym lub zewnętrznym lub ujawnieniem publicznym i które wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę dla osoby dokonującej zgłoszenia;


• „działania następcze” oznaczają działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia lub właściwy organ w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;


• „informacje zwrotne” oznaczają przekazanie osobie dokonującej zgłoszenia informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i na temat powodów tych działań następczych;


• „właściwy organ” oznacza organ krajowy wyznaczony do przyjmowania zgłoszeń zgodnie z rozdziałem III Dyrektywy i przekazywania informacji zwrotnych osobie dokonującej zgłoszenia lub wyznaczony do wykonywania obowiązków przewidzianych w niniejszej dyrektywie, w szczególności w odniesieniu do działań następczych.


• Inspektor ds. naruszeń - IOD (Inspektor Ochrony Danych) w Urzędzie Gminy odpowiedzialny za realizację Procedury,

Ochrona zgłaszającego

1. Urząd Gminy Bytoń gwarantuje poufność zgłoszenia oraz danych w nim zawartych, a także anonimowość Sygnalisty, który prześle zgłoszenie, również w sytuacji, gdy okaże się ono bezzasadne.


2. Jakiekolwiek odstępstwa od ww. zasad możliwe są wyłączne na wyraźne życzenie Sygnalisty.


3. Nie będą tolerowane żadnego rodzaju groźby, działania odwetowe, sankcje lub zachowania dyskryminujące wobec Sygnalisty.


4. Urząd Gminy Bytoń zastrzega sobie prawo podjęcia odpowiednich działań w stosunku do wszystkich osób, które zastosują lub zagrożą, że zastosują działania odwetowe wobec Sygnalistów.

Jak dokonać zgłoszenia

1. Osoby, które posiądą wiedzę o informacji na temat naruszeń występujących przy wykonywaniu pracy lub przy realizacji zadań na rzecz Urzędu Gminy Bytoń, w jej imieniu lub w jej interesie, powinny bezzwłocznie dokonać zgłoszenia wskazując na fakty, zdarzenia i okoliczności im wiadome. Osoby te powinny działać w dobrej wierze oraz w oparciu o racjonalne elementy faktyczne.


2. Zgłoszenia dokonywane są w sposób anonimowy. Zgłoszenie powinno być udokumentowane i szczegółowo opisane w celu umożliwienia zbadania zasadności zgłoszonych faktów także w sytuacji braku możliwości dalszego kontaktu z Sygnalistą.


3. Osobą właściwą do otrzymywania i analizowania zgłoszeń jest Inspektor ds. naruszeń. Urząd Gminy Bytoń zapewnia dostępność i identyfikowalność Inspektora ds. naruszeń w strukturach Urzędu Gminy.


4. Urząd Gminy zapewnia następujące kanały zgłoszenia informacji na temat naruszeń:


5. w formie e-maila, na adres poczty elektronicznej: uczciwyurzad@ug.byton.pl lub sygnalista@ug.byton.pl;


6. w formie listu sporządzonego na papierze, na zwykły adres pocztowy: Urząd Gminy Bytoń, 88-231 Bytoń 72, skierowanego do Inspektora ds. naruszeń lub;


7. za pośrednictwem linii telefonicznej pod nr 542851317 lub;


8. osobiście poprzez spotkanie z Inspektorem ds. naruszeń;


9. poprzez umieszczenie zgłoszenia w formie papierowej w urnie znajdującej się w łatwo dostępnym miejscu zapewniającym poufność.


10. Powyższe kanały zgłoszeń dostępne są również dla Kontrahentów, Partnerów biznesowych oraz wykonujący jakiekolwiek czynności w imieniu lub na rzecz Urzędu Gminy.


11. Inspektor ds. naruszeń prześle z adresu poczty elektronicznej uczciwyurzad@ug.byton.pl lub sygnalista@ug.byton.pl w ciągu tygodnia od otrzymania zgłoszenia informację o rozpatrywaniu sprawy, o ile Sygnalista pozostawił dane kontaktowe. Przyjmuje się, że podczas sprawdzania zasadności otrzymanego zgłoszenia, Inspektor ds. naruszeń może nawiązać kontakt z osobą przekazującą zgłoszenie w celu uzyskania dalszych niezbędnych informacji.


12. Szczególnie istotne jest, aby zgłoszenie zawierało następujące elementy, jeśli są one znane Sygnaliście:
    
    
    
    1. szczegółowy opis zaistniałych faktów;
    
    
    2. datę i miejsce, w którym nastąpiło zdarzenie;
    
    
    3. dane osobowe i rolę osób zaangażowanych lub elementy, które mogą umożliwić ich identyfikację;
    
    
    4. odniesienie do ewentualnych dokumentów, które mogą potwierdzić zasadność zgłoszonych faktów.
    
    
    
    


13. Jeżeli Sygnalista dobrowolnie podaje dane osobowe są one przetwarzane zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Gminy Bytoń polityką ochrony danych osobowych.


14. Dane osób wskazanych w zgłoszeniach będą przetwarzane w ramach dotychczasowych stosunków prawnych łączących te osoby z Urzędem Gminy, tj. w szczególności w celu oceny czy zachodzą podstawy rozwiązania umowy lub zastosowania innych sankcji właściwych dla danego stosunku prawnego.